Regulamin udzielenia zamówień publicznych o wartości niższej niż 170 000 zł w Domu pomocy Społecznej w Więckowicach
Podstawę prawną niniejszego regulaminu stanowią przepisy:
- ustawy o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009r., Dz.U. 2025, poz. 1483 z
późniejszymi zmianami, - ustawy Prawo zamówień publicznych z dnia 11 września 2019r., Dz. U. 2024, poz. 1320 z późniejszymi zmianami,
Wzór regulaminu udzielania zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej kwotywskazanej w art. 4 pkt 8 ustawy Prawo zamówień publicznych, strona WWW.https://www.uzp.gov.pl/baza-wiedzy/wzorcowe-dokumenty/wzorcowe-dokumenty-dot.-ustawy-pzp-z-2004-r./wzorcowe-regulaminy - ustawy Kodeks cywilny z dnia 23 kwietnia 1964r., Dz.U. 2025, poz. 1071 z późniejszymi zmianami,
- uchwały nr 75/10 Zarządu Powiatu Krakowskiego z dnia 11 czerwca 2010r. w sprawie
zatwierdzenia Regulaminu organizacyjnego Domu Pomocy Społecznej dla osób przewleklepsychicznie chorych w Więckowicach,
Więckowice, dnia 02.01.2026r.
Rozdział I. POSTANOWIENIA OGÓLNE
§ 1. Zamówieniami publicznymi poniżej 170 000 zł w DPS w Więckowicach jest odpłatne nabywanie rzeczy, usług, robót budowlanych, których wartość nie wliczając podatku VAT jest niższa niż 170 000 zł.
§ 2. Zakup rzeczy, usług lub usług budowlanych, stanowiących jeden cel, podobnych rodzajowo, jeżeli można je nabyć u jednego dostawcy i można na nie uzyskać ofertę zawierającą cenę, choćby miały być dostarczane w częściach, w różnych okresach czasu winny być traktowane jako jedno zamówienie.
§ 3. Nie jest dopuszczalne dzielenie zamówienia w celu ominięcia procedur niniejszego regulaminu.
§ 4. Nie jest dzieleniem zamówienia lecz typowaniem odrębnych zamówień dla rzeczy lub usług podobnych rodzajowo lub w obrębie danego paragrafu wydatków, jeżeli zachodzą okoliczności:
– nie można uzyskać w jednym czasie oferty o cenie niezmiennej albo zmieniającej się w przewidywany sposób,
– nie można precyzyjnie określić poszczególnych rzeczy lub czynności, które będą składać się na przedmiot przyszłych dostaw lub usług, a kwotę zaplanowaną w paragrafie wydatków traktuje się jedynie jakonieprzekraczalny limit, określony na podstawie stałych wydatków ponoszonych na ten cel w latach poprzednich i spodziewanych w danym roku,
– spodziewana jest korzyść, którą będzie można uzyskać w wyniku wydzielenia z zamówienia (składającego się z różnych asortymentów) poszczególnych rzeczy lub usług, w szczególności, gdy można je uzyskać korzystniej u wyspecjalizowanych wykonawców lub producentów.
Wszystkie kwoty w niniejszym regulaminie to wartości zamówień netto, tj. bez podatku VAT.
Rozdział II. PRACOWNICY WŁAŚCIWI W SPRAWIE PROWADZENIA POSTĘPOWAŃ I WSZCZĘCIE POSTĘPOWANIA
§ 5. Wszczęcie postępowania o zamówienia publiczne poniżej 170.000 zł odbywa się na wniosek kierownika komórki organizacyjnej lub pracownika na stanowisku samodzielnym, zatwierdzony przez Dyrektora Domu lub bezpośrednio na polecenie Dyrektora Domu.
§ 6. Postępowania o zamówienia publiczne poniżej 170.000 zł przeprowadzają w szczególności pracownicy Działu Administracyjno-Gospodarczego. Jeżeli postępowanie jest prowadzone na rzecz innej komórki organizacyjnej kierownik tej komórki winien dostarczyć Kierownikowi Działu Adm. Gosp. opis przedmiotu zamówienia, umożliwiający jego rzetelną wycenę w tym: (nazwa(y) przedmiotu zamówienia, ilości, zakres, opis wymogów dotyczących przedmiotu zamówienia, warunki dostaw czy wykonania usług. W przypadku zakupów małej wartości wystarczający jest wpis nazwy i ilości do „skoroszytu zapotrzebowania”, prowadzonego w Domu.
§ 7. Postępowania o zamówienia publiczne poniżej 170.000 zł sporządzają także kierownik lub pracownik innego działu pod nadzorem kierownika tego działu w przedmiocie zamówień dotyczącym zakresu spraw tego działu.
§ 8. W przypadku zamówienia, którego wartość na podstawie opisu przedmiotu zamówienia i ustalenia przybliżonej ceny rynkowej zbliża się do wartości 170 000zł. należy ustalić szacunkową wartość zamówienia zgodnie z przepisami Prawa zamówień publicznych.
Rozdział III. WYKONAWCY
§ 9. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy:
– posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień,
– posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia.
Rozdział IV. PROCEDURY UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH.
Sposoby i procedury dokonywania zakupu rzeczy, usług lub robót budowlanych winny gwarantować realizację poniższej zasady:
1. Wydatki publiczne powinny być dokonywane:
1) w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad:
a) uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów,
b) optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych
celów;
2) w sposób umożliwiający terminową realizację zadań.
2. Przy udzielaniu zamówień należy przestrzegać zasad zachowania uczciwej konkurencji, równego traktowania wykonawców, przejrzystości i proporcjonalności.
§ 10. Rozeznanie rynku jest procedurą polegającą na sprawdzeniu przez pracownika dostępnych na rynku ofert, na planowane do zakupu rzeczy lub usługi u takiej liczby wykonawców, która pozwoli na wybór oferty z zachowaniem zasady wyszczególnionej powyżej.
§ 11. Procedurę tę stosuje się, gdy przedmiotem zamówienia są rzeczy lub usługi wystandaryzowane, zwłaszcza jeżeli są wycenione przez wykonawców.
§ 12. Sposobami dokonania rozeznania cenowego mogą być:
– sprawdzenie ceny u dostawcy,
– sprawdzenie ceny za pomocą stron internetowych, z których jednoznacznie wynika, że oferta jest aktualna, potwierdzone dokumentem pozyskanym ze źródła informacji (wydruk ze strony WWW, oferta e-mail),
– sondaż telefoniczny.
§ 13. W przypadku gdy zamówienie jest wartości wyższej niż kwota 16 000 zł dla dostaw i usług nie wliczając podatku VAT, rozeznanie rynku winno być dokonane u co najmniej 3 wykonawców.
§ 14. Czynności rozeznana rynku dla zamówienia o wartości wyższej niż 16 000 zł winny być udokumentowane notatką służbową wg wzoru„rozeznanie rynku” przez pracownika dokonującego czynności.
Wzór rozeznania rynku jest załącznikiem do niniejszego regulaminu.
§ 15. Procedurę tę można stosować do nie wyższej niż 80 000zł.
§ 16. Zapytanie ofertowe jest procedurą, która polega na skierowaniu zaproszenia do złożenia oferty na realizację zamówienia do wykonawców, w liczbie zapewniającej konkurencję, jednak nie mniejszej niż trzech i wyborze oferty najkorzystniejszej.
§ 17. W przypadku braku możliwości przesłania zapytania ofertowego do wymaganej liczby wykonawców, dopuszcza się przesłanie zaproszenia do złożenia oferty, do takiej liczby wykonawców, do jakiej jest to możliwe, z jednoczesnym zamieszczeniem zaproszenia na stronie internetowej i BIP Domu Pomocy społecznej w Więckowicach.
§ 18. Zapytanie ofertowe należy stosować dla:
– zamówień w przedziale kwot powyżej 80 000 zł a poniżej 170 000 zł.
– zamówień, których wartość jest wyższa niż 16 000 zł. a niższa niż 80 000 zł, co do których nie ma zastosowania procedura rozeznania rynku.
§ 19. Dokumenty oraz oferty w toku postępowania mogą być przekazywane osobiście pisemnie, pocztą, kurierem, pocztą elektroniczną, wg wyboru zamawiającego. Obowiązuje data, w której dokument jest dostarczony do DPS.
§ 20. Zaproszenie do złożenia oferty w zapytaniu ofertowym winno zawierać informacje niezbędne do przedstawienia oferty przez wykonawców w tym:
– nazwę i adres zamawiającego,
– określenie przedmiotu zamówienia,
– warunki wymagane od wykonawców,
– termin realizacji zamówienia,
– termin składania ofert;
– opis sposobu kontaktowania się i uzyskiwania informacji.
– opis sposobu obliczenia ceny oferty;
– opis sposobu przygotowania i złożenia oferty,
– opis kryteriów, którymi zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty,
wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny ofert;
– istotne postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej
umowy, lub projekt umowy jeżeli zamawiający wymaga od wykonawcy, aby zawarł z nim umowę na takich warunkach;
– adres strony internetowej na której udostępniono Regulamin udzielania zamówień publicznych o wartości nie wyższej niż 130 000 zł. w Domu Pomocy Społecznej w Więckowicach.
§ 21. Zamawiający wybiera ofertę najkorzystniejszą zgodnie z kryteriami określonymi w zaproszeniu.
§ 22. Negocjowanie ceny po otrzymaniu ofert jest dopuszczalne.
§ 23. W przypadku jeżeli kwota oferty o najniższej cenie jest wyższa niż kwota, która Zamawiający przeznaczył na sfinansowanie zamówienia, postępowanie może być unieważnione.
§ 24. Z przeprowadzonego zapytania ofertowego pracownik dokonujący zamówienia sporządza protokół, który zawiera:
– liczbę złożonych ofert wraz z nazwami i adresami wykonawców,
– opis spełnienia warunków i kryteriów,
– wskazanie oferty najkorzystniejszej i uzasadnienie wyboru,
– wskazanie wraz z uzasadnieniem wykonawców wykluczonych i oferty odrzucone.
§ 25. Dokumentację postępowania stanowią protokół oraz dokumenty z postępowania wraz ze złożonymi ofertami jako załączniki.
Protokół podpisują pracownik dokonujący zamówienia, kierownik działu w którym dokonano zamówienia. Protokół zatwierdza Dyrektor DPS.
§ 26. Pracownik przeprowadzający postępowanie informuje wykonawców, którzy złożyli oferty o jego wyniku.
§ 27. Dialog z wykonawcą jest procedurą w której są negocjowane warunki przyszłej umowy z jednym wykonawcą.
§ 28 Dialog z wykonawcą może być zastosowany, gdy wystąpi co najmniej jedna z okoliczności:
1) w przeprowadzonym zapytaniu ofertowym nie została złożona ani jedna oferta,
2) z przyczyn organizacyjnych, gdy zwiększony zostaje zakres już udzielonego zamówienia
jednak do kwoty niższej niż 170 000 zł,
3) z przyczyn związanych z ochroną praw wyłącznych wynikających z odrębnych przepisów,
4) Dyrektor Domu podjął decyzję o odstąpieniu od procedury zapytania ofertowego z ważnych przyczyn w tym:
– zamówienie musi być wykonane w określonym czasie a zastosowanie zapytania ofertowego spowodowałoby zagrożenie terminu zrealizowania zadania,
– dla zamówień na usługi lub prace remontowe o wartości poniżej 170 000 zł netto, gdy niezbędne jest przeprowadzenie dialogu technicznego z wykonawcą, a prowadzenie dialogu z kilkoma wykonawcami lub zorganizowanie zapytania ofertowego nadmiernie wydłużyłoby i utrudniło proces udzielenia zamówienia.
§ 29. Przed przystąpieniem do dialogu z wykonawcą należy przygotować i uzgodnić z Gł. Księgowym i Dyrektorem DPS:
– opis przedmiotu zamówienia i wartość szacunkową zamówienia,
– istotne postanowienia przyszłej umowy (w tym termin jej wykonania).
§ 30. Dokumentowanie z przeprowadzanego dialogu z wykonawcą jest obowiązkowe dla zamówień o wartości powyżej 16 000 zł.
Dokumentacja winna zawierać:
– opis przedmiotu zamówienia,
– uzasadnienie wyboru procedury,
– ewentualne decyzje dyrektora,
– termin przeprowadzonych negocjacji,
– nazwę (imię i nazwisko) i adres wykonawcy,
– opis przebiegu i wyniku negocjacji.
Dokumentacja jest przedstawiona Dyrektorowi DPS w celu zatwierdzenia.
§ 31. W przypadku zamówień, których wartość przekracza 16 000 zł w dialogu bierze udział w miarę możliwości dwóch pracowników DPS tj. kierownik Działu Administracyjno-Gospodarczego oraz pracownik wyznaczony przez Dyrektora DPS, a jeżeli Dyrektor nie wyznaczył to w miarę możliwości pracownik Działu Adm.-Gospodarczego lub inna osoba np. inspektor nadzoru budowlanego. Negocjacje mogą odbywać się pod bezpośrednim przewodnictwem Dyrektora DPS.
§ 32. Nie jest wymagane stosowanie procedur i dokumentowanie udzielania zamówień, które realizowane są w ramach monopolu publicznego.
Wzór „dialogu z wykonawcą” jest załącznikiem do niniejszego regulaminu.
Rozdział V. DOKUMENTOWANIE POSTĘPOWAŃ
§ 33. Dokumentacja z udzielonych zamówień przechowywana jest u Kierownika Działu Adm. Gosp., przez okres zgodny z okresem przechowywania dokumentów finansowych będących przedmiotem postępowania.
§ 34. Kierownicy działów, którzy dokonują zamówień przekazują Kierownikowi Działu Adm.-Gosp. dokumentację postępowania do zarejestrowania, bezpośrednio po jej dokonaniu.
§ 35. Kierownik Działu Adm. Gosp. prowadzi Rejestr zamówień udzielonych z zastosowaniem procedur niniejszego regulaminu.
Rozdział VI. UMOWY
§ 36. Umowy w sprawach zamówień publicznych poniżej 170 000 zł zawierane są w oparciu o ustawę Kodeks cywilny, rejestrowane zgodnie z odrębnym zarządzeniem Dyrektora DPS, dotyczącym rejestru umów w Domu Pomocy Społecznej w Więckowicach.
§ 37. W przypadku usług o nieznacznej wartości zwłaszcza poniżej 16 000zł lub dostaw powyżej 16 000 zł a poniżej 170 000 zł zaleca się stosowanie umów dokumentowych. Najbardziej dostępną formą umowy dokumentowej jest korespondencja pomiędzy kupującym i sprzedawcą, przeprowadzona pocztą elektroniczną przez upoważnionych pracowników. Korespondencja winna zawierać istotne postanowienia umowy, tj. co najmniej określenie stron umowy, przedmiotu umowy, terminu wykonania, ceny i warunków płatności.
§ 38. Umowy dokumentowe sporządzają w szczególności Kierownik Działu Adm.-Gosp., Administrator, albo inni pracownicy, którym przez Dyrektora DPS zostało powierzone dokonanie zakupu.
§ 39. Pracownicy są upoważnieni do zawarcia umowy dokumentowej, jeżeli zostało sporządzone zamówienie, podpisane przez sporządzającego, parafowane przez Gł. Księgowego i podpisane przez Dyrektora Domu, lub zamówienie zostało wpisane do zeszytu zapotrzebowań i zatwierdzone przez Dyrektora Domu.
§ 40. Dla robót określonych w ustawie Kodeks cywilny jako roboty budowlane, w każdym przypadku umowa winna być zawarta w formie pisemnej.
Rozdział VII. POSTANOWIENIA KOŃCOWE
§ 41. Kierownik Działu Administracyjno-Gospodarczego zapewni zamieszczenie niniejszego regulaminu na stronie internetowej DPS.
§ 42. W sprawach nie uregulowanych w niniejszym regulaminie mają zastosowanie odrębne decyzje Dyrektora DPS.
Więckowice, dnia 02.01.2026r.
Sporządził: Zatwierdził:
Załączniki: 2 szt
ROZEZNANIE RYNKU
Dokonane w dniach………………………………………………………………………….
Opis przedmiotu zamówienia…………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………..
Ceny sprawdzono u wykonawców (nazwa, adres)
…………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………
Sposób pozyskania ofert………………………………………………………………………
Najkorzystniejszą jest oferta (podać nazwę wykonawcy)………………………………………
………………………………………………………………………………………………….
Uzasadnienie ……………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………..
Data ……………………………….
Podpis sporządzającego notatkę ……………………………………………………………..
imię i nazwisko
……………………………………………….
Stanowisko służbowe
Kierownik komórki organizacyjnej ……………………………………………………….. ….
Załączniki………………………………………………………………………………………
DIALOG Z WYKONAWCĄ
Opis przedmiotu zamówienia:
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
Uzasadnienie wyboru procedury:
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
Ewentualne decyzje Dyrektora:
…………………………………………………………………………………………………
Termin przeprowadzonych negocjacji:
…………………………………………………………………………………………………
Nazwa (imię i nazwisko) i adres wykonawcy:
…………………………………………………………………………………………………
Opis przebiegu i wyniku negocjacji:
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
Załączniki:
Więckowice dnia………………..
Podpisy osób przeprowadzających negocjacje: